管理会社変更の手続きと注意点

今までのマンションの管理会社といえば、分譲時に決まっている管理会社に任せることが当たり前でした。臨時総会はよほどのことがない限り開かれないというのがひと昔前のマンションの管理の実情です。

しかし、ここ数年でその流れは変わり、分譲時の管理会社に任せるのはではく、管理費の削減や管理の質の向上のために、自分たちで管理会社を選ぶ時代になってきています。また、近年では重要な決議事項があれば臨時総会を都度開催し、管理組合として合意形成を図っていくことも一般的になっています。

すなわち、管理会社主体で管理組合運営を行う時代から、管理組合主体で管理組合運営を行うという、当たり前の流れが重要になってきています。

では管理会社の変更するにあたって、必要な手続きと注意点はなんでしょうか？

管理会社変更の手続き

管理会社を変更するために必要なことは大きく分類すると２つしかありません。それは『新しい管理会社を探すこと』と『管理会社との契約を終了させること』の２つです。

１．新しい管理会社を探す

新しい管理会社を探すにあたっては以下の点に注意します。

・現在の管理委託契約の内容を理解する
・管理会社変更の目的を明確にする
・住民へアンケートなど実施し理解してもらう
・複数の管理会社から検討する

特に『管理会社を変更する目的は何なのか？』これをしっかりと整理しておくこで、軸がぶれずに進めることができます。例えば、

・今の修繕計画では積立金が不足するので、管理費の削減を主眼におく
・マンション管理の質について見直す
・理事会や総会のサポートが手厚い管理会社を選ぶ

などです。この軸を持つことで住民の方への説明や管理会社の選定時に役立ちます。

２．現行の管理会社との契約を終了する

これについては特別に難しいことはありません。国交省がひな形として提示しているマンション標準管理委託契約書に沿って契約書が作成されているのであれば、３ヶ月前に管理会社へ解約通知を提出すれば完了です。

３ヶ月前にしっかりと通知さえすれば、契約期間の途中であったとしても、違約金などが発生することはありません。そのため、契約満了を待つ必要はありません。

実際に管理会社を変更するとなった場合は、自分たちのマンションにあう管理会社を見つけることができれば、あとは自ずと上手く行くはずです。

より詳細な手順はマンション管理会社を変更するための手順とメリット・デメリットでまとめています。

管理会社変更の注意点

では、管理会社を変更するにあたって注意しなければならない点はなんでしょうか？

１．理事会のメンバーが全員入れ変わる時期に管理会社を変更しない

多くのマンションが輪番制で理事会を運営されているのではないでしょうか？１年または２年ごとに半分のメンバーが入れ替わり、もう半分が残るという輪番制であればこちらはそれほど問題ないでしょう。

しかし、メンバー全員が入れ替わる輪番制の場合、管理会社の変更と同時に理事会のメンバーがかわってしまうと前後の流れや、旧管理会社や新管理会社とのやりとりの経緯が不明瞭になってしまいます。

そのようなケースに該当するのであれば、特別委員として残ってもらうなどを検討されるとよいと思います。

２．管理会社の変更による管理会社が不在の期間を作らない

管理会社へ委託している業務は管理業務や清掃業務など、目に見える業務だけではなく、管理費の徴収や支払い、管理組合の経理業務など、基幹事務と呼ばれる普段はあまり管理組合側で意識することがない業務も委託しています。

管理会社の不在によって、ゴミ出しなどの清掃業務が滞るだけでなく、支払いや徴収といった業務が止まってしまう可能性があります。

新管理会社を選んでから、旧管理会社との契約解除を行い、３ヶ月以上の期間をとってしっかりと引き継ぎ期間を設けることが重要です。

旧管理会社としては、去りゆく管理組合に対して非協力的な点も出てくるかもしれません。その点は管理組合として旧管理会社に対しても協力を要請するとともに、新管理会社にも協力して貰い、漏れなく業務を巻き取ることに取り組むべきでしょう。

また旧管理会社としても、他の管理組合業務を請け負っている以上は、会社としての評判を落とすわけにはいきません。そのため、管理組合としても去り際の引継ぎの時であっても、協力を望みたいところです。

３．管理会社の変更で管理の質をさげない

管理会社の変更によって管理費は必ず下がりますが、金額だけで管理会社を選んではいけません。どうしても削減額が大きい管理会社を選びがちですが、管理費だけを主眼においてしまうと、管理の質が下がってしまう可能性があります。

管理会社を変更したけれども管理の質が下がった。そのため組合の中でも不満を持っている人が多いから何とかしたいとの相談をよくいただきます。

マンションを良くするための管理会社の変更が、改悪になってしまっては本末転倒です。「質を下げない」のはとても重要なことです。

管理会社を変更すること

アンケート調査では、３３．４％の方が管理会社を変更することでマンションの管理費が削減できることを知っているとの回答でした。

　　　　　　　　　　　　　　　※当社調べ

３割強の方が管理会社の変更できることをご存知であるとはいえ、まだまだその認知度は低く、さらに実行に移されている管理組合様はもっと少ないと考えています。また、管理会社の変更に関しては、反対意見もあり、否定的な見解の方もいらっしゃいます。

管理会社を変更する意義

管理会社に変更には否定的な意見があることも事実ですが、私たちは、管理会社の変更は有益で意義のあることだと考えています。管理会社を変更したことで、管理費の大幅な削減ができました。それによって修繕計画の見直しとともに修繕積立金も見直されました。

結果的に、管理会社の変更でマンションの管理は大幅に改善しました。

管理会社の変更をしなくとも、複数社から相見積もりを取ることで、管理費は同じように削減できたかも知れません。しかし、管理費の値上げを平然と提案してきた管理会社を、見積もり比較で削減できたからといって、信頼できるでしょうか？

マンションは大事な資産であり、自分たちでも守っていかなければなりません。そのためのパートナーとして管理会社があると考えています。管理会社を変更することも改善手段の手段の一つ、ということご認識いただけら幸いです。

そして、もしも今のマンション管理に疑問を抱えているのあれば、当社まで是非ご連絡ください。その連絡がきっかけとなり、何百万という管理費を削減できる可能性があります。