管理委託契約の解除方法と解約通知書

管理会社を変更する場合や自主管理に切り替えるとなった場合には、管理会社との業務委託契約を解約する必要があります。では、現行の管理会社との契約解除はどのように行えばよいでしょうか？

管理委託契約の解除は以下の３つの方法があります。

契約解除３つの方法

＜合意解除＞

「合意解除」とは管理会社と管理組合の合意によって契約の効力を失わせるものです。合意解除のポイントは双方の意思表示が必要である、ということです。しかし、管理会社のリプレイスが「合意解除」で行われることはめったになく、ほとんどのケースは「約定解除」で行われます。

＜約定解除＞

「約定解除」とは契約に基づいて契約解除を行うものです。国土交通省が公表している「標準管理委託契約書」の第十九条にて「前条の規定にかかわらず、甲（管理組合）及び乙（管理会社）は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。」と記されています。

つまり標準規約に沿っているのであれば３ヶ月以上前であれば解約はいつでも可能ということです。

この「標準管理委託契約書」に準じて管理委託契約書が作成されていれば、基本的には３ヶ月前の告知となっています。ほぼすべて管理委託契約書はこれに準じて作られております。もし契約内容が３ヶ月以上前の通知となっている場合は管理会社の体質を疑うべきです。

なお、これは現行管理会社から新管理会社への引継期間の目安が３ヶ月という背景もあります。

＜法定解除＞

３つ目の方法は「法定解除」という方法があり、これは契約違反、法律違反等があった際に行うものです。この方法で契約解除をするケースは滅多にありません。

なお、「標準管理委託契約書」の第十八条では、

「甲（管理組合）及び乙（管理会社）は、その相手方が、本契約に定められた義務の履行を怠った場合は、相当の期間を定めてその履行を催告し、相手方が当該期間内に、その義務を履行しないときは、本契約を解除することができる。この場合、その相手方に対し、損害賠償を請求することができる」

と定められています。つまり契約の不履行があった際に利用できる方法となります。

解約通知書の雛形

最後に解約通知書の雛形文書をご紹介します。解約通知には難しいことを記入する必要は全くなく、ポイントとなるのは以下の２点です。

・契約書の第何条に基づいているか
・いつをもって契約を解除するのか

この二点を盛り込んだサンプルの解約通知が以下になります。

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解約の申し入れ

謹啓　時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。また、平素は当管理組合管理業務に付き、格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて貴社と締結している管理委託契約は、管理委託契約書第＊︎条の規定（解約の申し入れ）に基づき、＊＊年＊月＊日を以って本契約を解約することといたしますので、本書面にて通知します。

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あとは通常の文書のように日付、宛先、記入者を記載すれば完成です。

管理会社の契約解除と変更

管理会社との契約を解除することは「管理会社を変更する」ということです。

管理会社を変更する場合、３ヶ月前の契約解除通知以外にも、マンション管理適正化法に記載されている法的なルールなど遵守しなければならないこともあります。総会通知の期日や決議方法などがそれにあたります。

契約解除と変更にあたり、重要なポイントを３点挙げます。

管理会社変更までの全体スケジュールの確認

それらを加味した一般的な管理会社変更のスケジュールがこちらです。

※管理会社変更における当社想定フローより

これは一例であり、組合の状況によってはこれより長くなるケースも短くなるケースもあります。

管理会社との契約を解除して新たな管理会社へと変更する場合のポイントは、正しい知識を持ち「いつまでに何をしなければならないのか？」というスケジュールを明確にして進めることです。

新管理会社の決定と契約解除

新管理会社と新たな契約を行うために、旧管理会社との契約解除が必要です。

現行管理会社との契約解除については、前章の解約通知書による通知を行う必要があります。

一方で、新管理会社との契約については、マンション管理適正化法に従って

・新管理会社との重要事項説明会の実施
・総会による新管理会社との管理委託契約締結の決議

の双方が必要になります。

新管理会社がこの点は熟知している内容なので、管理組合が細かく把握する必要はありませんが、このような手続きがあるとともに、管理組合としても準備が必要である点は頭に入れておく必要があるでしょう。

現行管理会社から新管理会社への引継

現行管理会社との契約が満了するまでの間に、新管理会社への引継ぎを終える必要があります。

両社との顔合わせから始まり、現行管理会社が行っていた業務や管理組合または現行管理会社が保管する図書とともに、新管理会社との間で新たに管理委託契約で定めた内容など、この期間内で全て確認しながら引き継いでいかなければなりません。

細かな業務内容は両社に任せることで行えばよいですが、管理組合としては随時引継ぎ状況の確認や、両社から確認依頼があった際の対応等は行っていく必要があるでしょう。

なお当社ではマンション管理会社の見直し・変更を無料サポートする管理会社マッチのサービスを提供しています。もしマンションの管理に悩みや不満があればお気軽にご相談ください。