こんな管理会社は要注意！絶対押さえておきたい３つのポイント

一口にマンションの管理会社と言っても、全国展開していて、数十万戸のマンションを管理している大手の管理会社から、地元だけで細々と展開している零細の管理会社まで、日本全国至るところにマンション管理会社は存在します。

今回は、管理を任せてはいけない要注意な管理会社についてご紹介します。

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自分たちの手でも管理会社の見直しを進めていただけるように、マンション管理にお悩みに理事、修繕委員、管理組合の方のために、管理会社見直しによる削減事例と見直し手順を一冊のE-Bookにまとめました。

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１．マンション管理業者登録簿に登録されていない

マンションの管理会社を営もうとする場合、マンションの管理の適正化の推進に関する法律（適正化法）という法律に基づいて、国土交通省に備える「マンション管理業者登録簿」という帳簿に登録を行うことが義務付けられています。

これは、大手の管理会社から零細管理会社に至るまで条件は変わらず、登録の有効期間5年ごとに更新していく必要があります。

言ってみれば、マンション管理業を営むための「免許」のようなものと考えて頂ければ良いでしょう。管理会社は、この法律の規定に基づき、不正を防止し、管理組合の財産を適正に管理するため、様々な業務を実施するよう求められています。

しかし、この登録がされないままに管理を行っている管理会社が存在しています。このような管理会社に管理を任せることは論外でしょう。

２．財産の分別管理はされていない

管理組合にとっては、毎月区分所有者から徴収する管理費、修繕積立金を管理会社に管理させるわけですので、この点がしっかり管理できていない管理会社はダメな管理会社の典型として、排除していかなければなりません。

ここでのポイントは、「通帳」と「印鑑」の管理方法です。

マンション管理適正化法では、管理組合の財産を保護するため、「通帳」と「印鑑」とを分別管理するよう、管理会社に求めています（これを「同時保管の禁止」と言います）。

その理由は「通帳」と「印鑑」とを同時に保管していると、勝手にいつでも管理組合の預金を引き出すことができますので、不正に預金の引き出しをできなくする仕組みを作っているのです。

この法律が制定されてから、すでに10数年が経過していますが、「マンション管理新聞」という、この業界の新聞を読んでいますと、ほぼ毎回と言っても良いくらい、管理組合のお金の使い込みの事実発覚や裁判の状況などが紹介されています。このコラムでも管理費の横領?!マンションの元理事長を逮捕や投資用マンションでの管理費横領にて、この分別管理について記載しています。

なお、使い込みを行ったのは、管理会社、管理員、理事長、会計理事など、多彩なメンバーが顔を揃えています。

末端の個人であっても使い込みをできない仕組みをどのように構築しているかというのは重要なポイントです。管理会社を変更する際はこういったことへの対応についてもしっかりと確認しておきましょう。

３．国土交通省による行政処分を受けている

なお、国土交通省による処分の話ですが、国土交通省のホームページ上に「ネガティブ情報等検索システム」というものがあり、そちらでは、「登録の取り消し」「業務停止命令」「指示処分」というように、処分の程度や内容、業者の対応等を逐一確認することができますので、興味のある方は、こちらのキーワードで検索してみると良いでしょう。

特に、一度使い込みで処分を受けつつ、数か月後や数年後にまた同じ理由で処分を受けたような、反省できない管理会社もありますので、そういった管理会社については、「推して知るべし」ということではないでしょうか。なお、筆者の印象ですが、問題を起こすのは同じ管理会社という印象があります。

その他にも、管理組合と管理会社とで締結する管理委託契約書の交付（契約成立時の書面交付）、管理事務の報告など、管理会社の義務として行わなければならない業務が未実施のケースも、それなりに未だあるようです。信じられないことですが、業務委託契約書に明記されていない依託費を払っていたケースもあります。

そういった最低限のルールも守れない管理会社のレベルはその程度と考えたほうがよいでしょう。

今回紹介しているような「マンション管理業者登録簿に登録がない」「分別保管ができていない」、このような管理会社はすぐにでも変更したほうがよいレベルの問題です。

このレベルの問題とまではいかなくても、管理会社に何かしらの不満などを抱えていないでしょうか？もし、と管理会社とトラブルが発生した場合、マンションでトラブルが起きた場合の管理会社の役割をこのブログにて公開しておりますので、確認してみてください。

なお、当社は管理会社の見直しによるマンション管理の改善、管理費削減をサポートしています。今まで任せきりだった管理会社の見直しがきっかけとなり、すでに多くの組合様で業務改善や管理費削減が実現されています。

もしこの要注意リストに当てはまっているなら、一度当社までご相談ください。