管理会社を変えて終わりにしない｜最初の1年で確認したい6つのポイント

「管理会社を変更して、ようやく一段落した」

見積もりの比較、候補会社の選定、総会での説明、引継ぎなどを進めてきた理事会にとって、新管理会社の業務開始は大きな節目です。しかし、管理会社変更の目的は、会社を入れ替えることではありません。管理委託費の見直しや清掃品質の改善など、変更を検討するきっかけとなった課題を解決することです。

新しい会社には期待したい一方で、「どこを確認すればよいのか」「気になる点をいつ伝えるべきか」と迷うこともあるでしょう。

今回は、管理会社変更後の最初の1年で、理事会が確認しておきたい6つのポイントと、改善につなげる進め方を紹介します。

最初に振り返りたい「なぜ管理会社を変えたのか」

新管理会社の仕事ぶりを確認する前に、理事会で変更の目的を振り返っておきましょう。

例えば、「管理委託費を抑えたい」「清掃の仕上がりを改善したい」「問い合わせへの回答を早くしてほしい」では、重点的に見る部分が異なります。目的が曖昧なままだと、担当者の印象や、目についた出来事だけで評価してしまいがちです。

確認の出発点になるのは、変更前に整理した課題、候補会社の提案書、最終的に締結した管理委託契約書です。「何を改善すると説明され、どのような業務を契約したか」を確認しましょう。

ただし、提案段階の説明がすべて契約に含まれているとは限りません。期待していたことと契約内容を分けて整理することも大切です。

これから変更を検討する方は、管理会社のプレゼンでは何を聞く？理事会が候補会社に確認したい10の質問も参考にしてください。

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管理会社変更後に確認したい6つのポイント

変更後の管理状況は、引継ぎから日常業務、理事会・総会の支援まで、幅広く確認することが大切です。ここでは、最初の1年で押さえておきたい6つのポイントを紹介します。

前管理会社からの引継ぎ漏れはないか

引継ぎというと、通帳、印鑑、鍵、図面などの受渡しを思い浮かべるかもしれません。しかし、それだけで管理業務をスムーズに継続できるとは限りません。

例えば、補修を依頼したままになっている設備、対応中の漏水、未収金の状況、住民から継続して寄せられている相談なども重要です。物品や書類だけでなく、「まだ終わっていない案件」が伝わっているかを確認しましょう。

理事会では、新管理会社から引継ぎの状況を報告してもらい、不足資料や未解決事項を一覧にすると分かりやすくなります。各項目について、誰が確認し、いつまでに対応するかも決めておきます。

資料不足などが前管理会社側に起因する場合もあります。すべてを新管理会社の責任とせず、原因と対応先を分けて整理することが大切です。

管理委託契約どおりに業務が行われているか

「以前はやってくれた」「当然含まれていると思っていた」という認識の違いは、変更後の不満につながります。

まずは管理委託契約書と別表などを見ながら、管理員の勤務日・勤務時間、清掃の範囲・頻度、設備点検、会計報告、理事会支援などを確認しましょう。すべてを一度に調べる必要はありません。日常的な業務から順に、実際の対応と照らし合わせれば十分です。

契約に含まれる業務が実施されていなければ改善を求めます。一方、契約外の対応を希望する場合は、追加費用や役割分担について協議が必要になることもあります。

「契約上お願いできること」と「新たに相談したいこと」を区別すると、管理会社とも建設的に話し合いやすくなります。

管理員・清掃の品質は維持・改善されているか

管理員や清掃の仕事は、住民が変化を感じやすい部分です。ただし、「前よりきれい」「何となく不十分」といった感想だけでは、改善してほしい内容が伝わりません。

例えば、エントランスの汚れ、廊下や階段の清掃状況、ごみ置場の整理、掲示物の更新など、場所と内容を具体的に確認します。季節や天候によって汚れ方は変わるため、一度の状態だけで判断しないことも大切です。

管理員については、挨拶や接遇に加え、不具合の発見・報告、住民から受けた連絡の取次ぎなども見ておきたいところです。

気になる点は、日時や場所を整理して管理会社の担当者へ伝えましょう。管理員へ個々の役員が別々に指示するより、理事会の要望をまとめて伝える方が、指示の食い違いを防げます。

理事だけでは気づかない変化を把握するため、住民から清掃や管理員の対応など、項目別に意見を集める方法もあります。事実関係と契約範囲を確認し、共通する課題と個別の要望を整理して管理会社へ伝えましょう。良くなった点の共有も大切です。

月次会計報告は分かりやすく、継続して提出されているか

会計報告は、「資料が届いたから問題なし」で終わらせず、内容も確認しましょう。報告の時期や形式は契約等を踏まえ、新管理会社と認識を合わせておきます。

特に変更直後は、前管理会社から引き継いだ残高と新しい帳簿の開始残高が合っているか、管理費等の収納や支払いの切替えに漏れがないかが確認ポイントです。

毎月の報告では、主に次の点を見ておくとよいでしょう。

• 預金残高と収支の動きに不自然な点はないか
• 未収金や未払金の内容が説明されているか
• 予算と実績の大きな差について理由を確認できるか

数字に詳しい理事だけに任せきりにせず、不明点を理事会で共有することも大切です。変更後初めての決算では、どの期間の会計をどちらの会社が取りまとめるかも、早めに確認しておきましょう。

フロント担当者の回答と対応状況が見えるか

フロント担当者のレスポンスは、返信の速さだけで評価しないことがポイントです。

専門業者への確認が必要な相談などは、すぐに結論が出ないこともあります。その場合でも、「受け付けたこと」「何を確認中か」「いつ頃回答できるか」が分かれば、理事会も状況を把握できます。

反対に、返信は早くても、その後の対応が進んでいなければ課題は解決しません。回答までの速さと、実際に完了するまでの進め方を分けて見ましょう。

理事会側も、通常の相談窓口、緊急時の連絡先、担当者不在時の対応先を確認しておきます。日常の連絡は窓口をまとめ、案件ごとに対応状況を残すと、双方の行き違いを減らせます。

担当者の対応に不満を感じたときは、本人の対応力だけでなく、会社の支援体制や管理組合との認識のずれも確認したいところです。詳しくは、フロントマンへの不満から管理会社変更を考える際に注意すべき点とはも参考にしてください。

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理事会・総会の支援が適切に行われているか

理事会や総会の支援は、開催当日だけでは評価しきれません。契約上の支援範囲を確認したうえで、事前準備から開催後までを見ていきます。

例えば、資料が検討できる時期に届くか、議案の内容や費用について説明があるか、議事録案が適切な時期に提示されるか、といった点です。決まった事項がその後の業務に反映されているかも重要になります。

「見積もりを取ることになったのに、次の理事会でも進捗が分からない」といった状態を避けるため、決定事項と担当者、期限を整理しておきましょう。

管理会社は理事会の運営を支援する存在です。判断まで任せきりにせず、理事会が検討・決定できる材料が提供されているか、という視点で確認することが大切です。

最初の1年は、時期を分けて確認する

すべてを一度に評価するのではなく、業務開始直後と決算・総会を一巡した段階に分けて、それぞれの時期に確認できることを見ていきましょう。

開始直後から3か月程度は、切替えと日常業務を確認

変更直後は、引継ぎ、収納・支払いの切替え、住民への連絡先の案内などを優先します。新しい管理員や担当者が建物の状況を把握するための情報共有も必要です。

その後、3か月程度を一つの目安として、清掃や報告、問い合わせ対応などの日常業務を振り返る機会を設けるとよいでしょう。

これは「3か月間は問題があっても様子を見る」という意味ではありません。資金管理、安全、緊急対応などに関わる問題は、発見時点で速やかに確認します。

決算・総会を一巡した段階で、全体を振り返る

清掃や連絡対応は比較的早く確認できますが、決算や通常総会の支援は、その時期を迎えて初めて分かる部分があります。

業務開始から半年後や、最初の決算・総会を終えた段階などに、変更の目的がどこまで実現したかを振り返りましょう。契約更新を協議する前に整理できれば、次年度の改善事項も伝えやすくなります。

気になる点は、記録して改善につなげる

確認の結果、課題が見つかった場合は、その内容と対応状況を記録し、管理会社と改善に向けて話し合うことが大切です。その際は、次の点を意識しましょう。

「不満」ではなく、事実と要望を伝える

改善を求める際は、「対応が悪い」ではなく、「いつ依頼し、現在どのような状態か」を具体的に伝えます。

例えば、「先月の理事会で依頼した見積もりについて、提出予定日が分からないため、次回までに進捗を報告してほしい」という形です。管理会社側も、何を求められているかを理解しやすくなります。

記録は簡単な一覧で構いません。確認した日、内容、管理会社の回答、対応期限、完了の有無を残しましょう。改善された点も記録しておくと、不満だけに偏らず評価できます。

担当者とのやり取りで改善しない場合は、上司や支店の責任者を交えて協議することも考えられます。

改善を依頼した後は、回答だけで完了扱いにせず、現場の状態や次回の報告で結果を確認しましょう。同じ問題が続く場合は、社内の確認・引継ぎ体制など、会社としての対応方法も確認します。一度の不備だけで判断せず、改善が続くかを見ることが重要です。

理事が交代しても、確認を途切れさせない

最初の1年の途中で理事が交代する場合もあります。変更の経緯や未解決事項が引き継がれなければ、同じ確認を繰り返したり、改善依頼が忘れられたりしかねません。

変更の目的、確認結果、継続対応中の案件を簡潔にまとめ、次の理事会へ引き継ぎましょう。

管理会社変更の準備や手順全体を整理したい方は、マンション管理会社の変更で失敗しないための完全ガイドも参考にしてください。

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管理会社変更の成果は、最初の1年で育てる

管理会社を変更しても、すべての課題が自動的に解決するわけではありません。新しい会社と情報を共有し、契約内容を確認しながら、必要な改善を積み重ねることが大切です。

最初の1年は、新管理会社の粗探しをする期間ではなく、変更した目的が実現しているかを確認し、管理体制を整える期間と考えましょう。

「変えてよかった」といえる結果につなげるために、まずは次の理事会で、変更の目的と現在の状況を振り返ってみてはいかがでしょうか。