フロントマンへの不満から管理会社変更を考える際に注意すべき点とは

管理組合が、管理会社の担当者であるフロントマンに対して、不満を抱くことによって、所属する管理会社にも不信感を抱くことが考えられます。

具体的には、以下のような内容です。

・管理会社の窓口であるフロントマンがなかなかこちらの要請に対応していない
・新たにフロントマンが交代要員で来たけどなかなか良くならない

当社に寄せられる管理組合からの意見でも、このような不満をもって管理会社変更を検討する管理組合も比較的多いようです。

管理会社変更は管理組合としても手間が掛かるため、慎重に対応したいところですが、そうは言っても管理組合として、フロントマンに対して我慢の限界に達していることもあるでしょう。

そして、このような場合には、どのようなことに注意しながら管理会社変更を検討すればいいのか、今回解説していきます。

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管理組合としてフロントマンに対する不満の要因は？

まず初めに、管理組合として、フロントマンに対してどのような不満が生まれるのでしょうか？

一般的に考えられるおもな要因を確認していきます。

フロントマンの業務が雑になっている

「これまで丁寧に対応してくれていたフロントマンの業務が雑になってきている」

そのように感じている管理組合員も多いでしょう。

実際に自分たちのマンション以外の担当を持っていることで、フロントマンの兼務が多かったり、キャパシティが足りなくても社内からの支援がなかなか受けられていないことも考えられます。

さらには、フロントマン自身のスキル不足の問題も考えられるでしょう。

そして、管理組合から伝えたことが中々理解されずに改善に繋がらないなども考えられます。

管理委託契約で取り決めがなされたことが対応されない

また、管理組合と管理会社の中で必ず締結する管理委託契約ですが、その中には管理会社が業務として対応すべき事項が明記されています。

一方で、フロントマン側では、管理委託契約の内容を的確に把握していない場合、本来管理会社として実施すべき業務が漏れてしまうことも考えられます。

管理組合としては、契約上管理会社がこれらの業務を適切に実施しているのか、随時確認する必要があります。

仮に、記載されている内容がなされていない場合で、改善を指摘しても、実行されない等がでてくれば、管理組合としても不満が募っていくことも考えられます。

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管理組合が新たに取り組むべき課題について提案してくれない

管理会社やフロントマンの価値としては、通常の管理に関する業務だけではなく、マンション管理において、自分たちのマンションで十分対応できていない事項等はタイムリーに提案して欲しいところです。

ましてや、マンション管理の専門性がない管理組合としては、フロントマンに頼りがちになり、そこから得られる情報を中心に考えることも多いでしょう。

一方で、他の管理組合が色々と新たな対策を取り入れているにも関わらず、自分たちのマンションは中々進まない場合はどうでしょうか。

管理組合として管理を適切に行っていくためにも、マンション管理の最近の動向や事例は入手しておきたいところです。

フロントマンへの不満から管理会社を変更を考える際に注意しておきたい点とは？

前項のような各事象における、フロントマンに対する不満に端を発して、管理組合として管理会社変更を検討することが考えられます。

その場合に注意しておきたい事項を、管理組合側からの視点で紹介します。

また管理組合として、次のような事象は無いか改めて確認しておくことが望まれます。

管理組合とフロントマンや管理会社と良好な関係を構築できていたか

新築時からの管理会社であっても、また管理会社変更をした管理会社であっても、管理組合として、管理会社との取り組みが始まったときは、お互いに良くしたいという新たな気持ちで、管理組合運営に臨んだことでしょう。

マンション管理を委託する間に、お互いの認識のずれや行き違いにより、不満が溜まってしまうことも考えられます。

管理組合側としては、管理委託においてフロントマンや管理員に対して、過剰な要請をしていないか、有利な立場を利用したハラスメントを起こしていないか、個人的な感情のみで対応していないかなども、関係悪化の要因となり得ます。

また、前項の不満の要因を的確に伝えたうえで、対応を促すとともに、場合によってはフロント変更やフロント担当者へのサポートを依頼する等、管理組合として管理会社に対して要請を行ったかどうかも重要です。

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管理組合としての対応に不備はなかったか

逆に本来は管理組合で対応しなければならなかった事項を、フロントマンや管理会社の責任にしていないか、また押し付けていないかなども、関係悪化の要因となり得ます。

フロントマンや管理会社は管理委託契約に記載の事項は適切に実施しなければならないものの、極論をいえばそこに記載されていない事項はサービス対象外となるため、管理組合として独自の対応や、他の委託先への委託が必要となります。

そして管理組合としてフロントマンや管理会社に対して、粗を探す形で少しのミスも許せない完璧な状態を常に求めていないかなども、良好な関係を築くうえでは厳しくなります。

もちろん、フロントマンも人なので、ちょっとしたミスや抜け落ちることもありますが、その点を繰り返えさなけば、管理組合としてもフォローすることも必要でしょう。

新たな管理会社に委託する際に管理組合として適切な対応ができるか

前述の「良好な関係を構築する」ことや「管理組合としての対応」は、仮に管理会社変更を行うこととなり、新たに管理会社が着任した場合においても、同じことを繰り返す可能性が考えられます。

管理会社は変われど、組合員は変わらないからです。

管理会社変更を行う際には、フロントマンや管理会社との付き合いの中で、改めて管理組合にも課題は無かったのかは、理事会や役員間等でも振り返っておく必要があります。

管理組合も、フロントマンや管理会社も、お互いに良好な関係を構築しながら、マンション管理を円滑に実施していくことを望んでいることでしょう。

管理組合側も選ばれる立場であることを忘れずに

一昔前までは、管理組合が管理会社を変更したいというと、多くの管理会社が手を挙げ、新たにマンション管理を受託したいと考えることも多くありました。

しかしながら、管理員のなり手不足や高齢化とともに、とくに良い管理員は管理組合として中々手放せなかったり、すぐに他の管理組合に決まってしまう、貴重な存在となっています。

また、タワーマンションや高経年マンションの増加でマンション管理もますます複雑化する中、フロントマンのキャパシティ不足や働き方改革も相まって、受託したくてもできない状況になってきています。

そのため、管理会社としては従業員がトラブルなく働くことができる管理組合を担当させたいと考えるのが普通でしょう。

管理組合側に対するヒアリングの際には、管理会社はどのような理由で管理会社変更を行うのか、過去の経緯を含めて確認をすることとなります。

したがって、管理組合側としても事情によっては管理会社から選別される立場になる場合も考えられます。

管理会社変更をする、しないに限らず、現在委託している管理会社とも良好な関係が構築できるよう、配慮すべきであると言えるでしょう。