管理組合として管理委託契約締結後に違和感があればどう対応すべき？

管理組合として、定時総会も終わって新たな役員体制で運営が始まっているところも多いかと思います。

また、定時総会で管理会社との管理委託契約を新たに決議し、契約更新となっているところも多いでしょう。

そのような状況にある管理組合において、管理会社との取り組みも刷新され、新たな業務内容やフロント担当の変更等が行われることもあります。

その場合に、管理組合や住民として、何らかの違和感を覚えることはないでしょうか？

無い場合は問題ないと考えられ、今回のコラムは確認しなくても良いかもしれません。

一方で何らかの違和感を覚えたら、管理組合として注意する必要があるでしょう。

今回はこの違和感を覚えた場合に対応すべきことを中心に紹介します。

管理組合として管理会社と管理委託契約締結後に覚える違和感は？

管理会社が新たな体制になったり、契約が更新になった場合には、管理組合に対しても変化が発生します。

具体的にはどのようなことが考えられるのか、確認しておきましょう。

契約内容の変更による管理業務の変更

もし管理会社との間で契約委託契約の内容が変更となった場合には、管理会社側で対応する業務や委託金額が変更になっていることがあります。

その場合、前事業年度まで対応して貰っていたことが対象外となったり、また逆に契約内容が充実して対応することとなるなども考えられます。

後者ならまだ良いでしょうが、前者のように、管理組合としては本来はやって貰えるものと思っていたのに、実は新たな事業年度から対象外、または実施の場合は追加費用が掛かるなどが生じるかもしれません。

契約更新において、管理会社から事前に重要事項説明含め、変更箇所等の説明はなされるかと思います。

そのような状況であっても、契約更新決議から実際に管理会社が更新後の業務に着手するまでは２，３ヶ月のタイムラグが発生する場合もあり、お互いに気付かない点が発生するかもしれません。

フロント担当者の変更による業務手法の変更

管理組合の事業年度の変わり目には、長年担当していたフロントが変更になり、新たな担当者が就任することも考えられます。

新任にどのような方が来るかは分かりませんが、前任よりもキャリアが浅かったり、慣れていない方が着任する可能性もあります。

管理会社側としても、大きな売上が見込める、重要な管理組合に対しては、主力級の担当者を付けることが多いでしょう。

一方で、特に力を入れなくても回っていきそう、または、売上がさほど見込めない管理組合に対しては、若手や経験が浅いフロント担当が着任する可能性も考えられます。

自らの管理組合と他の管理組合を比較することは出来ませんが、フロントが変わった場合には、管理会社側のなんらかの事情があると考えて良いでしょう。

また、フロント担当者が変わる場合は、前任との引継ぎは行われつつも、スキルや経験上の業務手法の違いが現れることもあります。

管理組合として、前任以上に新任フロントがマッチすればよいですが、逆の場合は理事長をはじめ、フロントの業務対応に戸惑う可能性があるかもしれません。

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管理員交代によるこれまでとの業務対応の違い

何らかの事情により、これまで担当してくれた管理員が交代になることも考えられます。

管理員は、フロント担当以上に住民と密接に関わっていることから、前任と新任の業務対応の違いで、住民からの印象も大いに変わってしまいます。

新たに就任する管理員にとっても、住民から信頼を勝ち得ることができるのか、不安な点も有るでしょう。

また最近では深刻な管理員のなり手不足もあり、管理組合と相性が良くない管理員であっても、容易に代替要員が見つかるわけではありません。

そして、交代の場合は管理組合にとっても、良い管理員が新たに着任してくれるかどうかは、運の要素もあるかもしれません。

このようなことから、新任管理員による引継ぎを経て、業務に慣れて安定稼働となるまでは、始動期間として見守っていく事も必要になってきます。

管理組合としてのおもな対応方法は？

管理組合としても新たな事業年度に入って、変わっていることも出てきます。

その場合には、どのような点に注意すべきなのか、確認してみましょう。

管理委託契約書を改めてチェックして対応すべき業務が行われているか確認する

管理組合と管理会社が締結する管理委託契約書には、管理会社側で行う作業内容まで細かく記載されています。

前事業年度と比較して、変わっている箇所はどのような箇所なのか、改めて確認する必要があります。

この点は、管理委託契約の締結の前に、重要事項説明でも明確化されている箇所です。

特に業務の削減や、管理委託料の増額など管理組合側に不利な条件となる契約締結の場合は、区分所有者全員を対象とした重要事項説明会が、法律上行われます。

管理組合側としても改めて重要事項説明書や管理委託契約書に目を通すことで、どの箇所が変わったのか確認するとともに、今後の対応業務をチェックすることが望まれます。

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前任と比較してフロント担当者に業務上不足が無いか確認する

仮に契約内容が変更となっていない場合であれば、前任のフロント担当者が実施してた業務と同様の業務を、後任にも求める必要があります。

業務上対応して貰えない業務がある場合は、新たに締結した管理委託契約の内容を確認しながらとなりますが、前任の方は対応してくれたとして、新任フロントにも確認する必要があるでしょう。

中には、「前任は契約外であったもののサービスで対応していた」などの事例があるかもしれません。

その場合は、前任が善意で対応してくれていた可能性もあるため、新任が対応してくれなくなったとしても、契約上では管理会社側に対応上の不備はないということになり、無理に要請できなくなります。

管理組合としてはやや違和感が残りますが、管理会社に業務を強制するのではなく、契約締結したものは従うしか無いでしょう。

一例ですが、このように前任と新任との間で、業務上の乖離が発生することも考えられます。

管理組合としても、フロント担当の対応を見極めながら、契約後の対応をしていく必要がでてくるかもしれません。

管理員交代時に引継ぎがなされているか確認する

管理員が交代する場合は、一定の期間の引継ぎがなされているかも確認が必要です。

管理委託契約上、これまでやって貰っていた業務がなされていないなど無いように、管理組合としてもチェックが必要でしょう。

管理委託契約には、管理員業務として細かな内容まで記載されており、管理員はその内容に従って業務を行っていますので、引継ぎ後、業務対応しているかの確認は管理組合側でも可能と言えます。

一方で、高齢の管理員であれば家庭の事情や急病等により、担当を外れざるを得ない場合も考えられます。

管理委託契約上では管理員を配置する事となっていると考えられますので、臨時の代替要員を要請したり、どうしても欠員となる場合は管理費の減額交渉を忘れずに実施すべきです。

それでも違和感を覚える場合は管理会社変更も視野に入れる

管理組合として新たな年度が始まると、管理会社との間での変更事項も生じるでしょう。

違和感を覚えたり、契約内容と異なっている点は、これまで紹介した内容も確認しながら、管理会社に確認すべきです。

管理組合や理事会として、納得のいく回答が得られれば問題ないでしょう。

しかしながら、もし管理組合や理事会として違和感が継続し、話し合いも平行線となる場合は、新たに管理会社変更を視野に入れる時期に来ているかもしれません。

その場合は、まず理事会で秘密裡に管理会社変更について検討することも必要になってくるでしょう。

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