フロントマンからみた上手な管理組合の運営

マンションの管理組合は、理事会によって運営していきます。新築のマンションは仕事をお持ちの現役世代の方々が主な購入者です。仕事をしながら理事会役員を担うのは、面倒くさいなと思われますよね。

マンションの規模にもよりますが、理事会は、一定の周期で必ず順番が回ってきます。そして１度回ってくると、よほどの事情が無い限り（遠方に転勤するとか、マンションを売却する予定がある等）、その任期は１年～２年間全うしなければなりません。大抵のマンションでは、設立総会時に、理事会役員や監事の順番を決める輪番表の承認が議案となっており、ここで承認されると、ほぼその表どおりに順番が回ってきます。

理事会の人数は、これもマンションの規模によりますが、少なければ３人、千世帯クラスのマンションの場合、３０人を超えるでしょうか。

では、どうすれば業務量を減らしつつ、実績を挙げることができるか、まず、理事会メンバーの間で、役割分担をきちんと決めることが重要です。

理事会の中でも、理事長のポストは、権限も大きく、他の理事さんより組合業務に係る時間は長くなります。

支払い関係の書類を確認し、支払い関係の書類に押印する仕事もありますし、駐車場を使用している居住者が車を買い替えるときは、車庫証明に押印もしなければなりません。さらに、設備の故障により緊急で有償工事を手配しなければならないときは、理事長に許可をもらうために、フロントマンが連絡をとったりもします。（本当の緊急で深夜対応の場合は、さすがに翌日の事後報告ということもありますが。）

理事長おひとりに、全てを任せてしまい、実質何もしない理事さんが、たまにいらっしゃいますが、何か１つでもテーマを持って、役割分担することが望ましいと思います。例えば最近多くの理事会は、省エネの実施について取り組んでいます。

また、その逆も時々目にします。理事長が、理事会を取りまとめようとしても、ことごとく反対して自分の主張を通そうとする理事さんがいたりします。他の理事さんがたしなめてくれると、それなりにバランスは取れますが、他の理事さんは黙ってしまって、主張の強い理事さんの意見が通っていく場合もあります。役割分担のできていない例ですね。

それと、大事なのは理事会には、できるだけ出席するということです。理事会は、役員の半数が出席しないと、成立しません。事前連絡もなく、当日欠席し、理事会が成立しないと、そこから別日程で理事会開催日を再調整しなければなりませんし、出席した理事さん達は、時間を無駄にしたことになります。理事会内でモメる原因です。

最も、１度も理事会に出席せずに任期を満了する人も、極まれに見受けられますが。

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フロントマンからみた上手な管理組合の運営

それでは、取り組むテーマが決まったら、どう進めていくのかですが、先ほど例に挙げた省エネ対応についてを事例に説明していきます。まずマンションで取り組める方式ですが、これはフロントマンに聞けば、他の管理組合で検討している方式を教えてくれるはずです。

ちなみに、実行し易いのは、共用部分の照明のＬＥＤ化・一括受電の導入・電子ブレーカの導入です。

資料集めは、フロントマンに依頼できます。関心がある省エネ会社があれば、理事会にプレゼンに来てもらうよう、管理会社に依頼もできます。

これらは、総会議案になるため、導入すべきかどうかは、理事会でよくよく協議していくこととなります。

理事会として、導入したいという結論に至った場合、居住者にアンケートを取ることが望ましいでしょう。

アンケートのフォーマットの提供も、フロントマンに依頼できるはずです。ただ、フォーマットを元に、理事会として修正や最終版の作成の必要が出てきます。

アンケートの回答が、導入賛成が多数であれば、次は、説明会の開催です。説明会会場の予約等もフロントマンに依頼できると思います。

説明会での居住者の感触も良好であれば、総会議案にして採決を取ることになります。

以上のように、各段階で、管理会社のノウハウを上手く借りて時間を短縮する、しかしまとめるところは、きちんと理事会で判断し、理事会の言葉として居住者に伝えていく。これができれば、居住者から、今期の理事会は、忙しい中、マンションのために尽力してくれたと、評価してもらえるのではないでしょうか。