管理会社変更で管理費を削減！手間とコストを抑えるポイント

管理組合で管理会社変更を行うにあたり、ある程度の手間や費用は掛かってくることが想定されます。

管理会社変更に伴う追加の業務としては、以下のようなものが挙げられます。

・理事会での管理会社変更に関する議論
・委員会方式を採用する場合のメンバーの追加や議論
・候補管理会社の探索や選定、比較
・外部のコンサルタントを採用する際のコスト増やコンサルタントとの調整
・管理会社変更のための理事会や総会の開催
・管理会社間の引き継ぎ業務への立会い、要請への対応

これらの業務が発生する中で、管理組合以外に掛かるコストとしては、例えばコンサルタントを採用する場合にその費用として、30万円～100万円程度発生します（ただし、業務依頼内容や管理組合の規模にもよります）。一方で、コンサルタントを採用しない場合は、管理組合内での負担が増えるものの、追加のコストは掛かりません。

本記事では、これらの点について、メリットやデメリットを含めて詳しく解説します。

管理会社変更において管理組合が実施すべきことは？

管理会社変更を進める際、管理組合が具体的に何をすべきかについては、当社の記事「マンション管理会社の変更で失敗しないための完全ガイド！手順と注意点、メリット・デメリット」を参考に解説します。

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この記事では、管理会社変更を成功させるための具体的な手順が示されています。

長くなりますので、詳しくは上記のURLから記事を参照頂ければと思いますが、今回はその概要を紹介します。

管理会社変更の必要性の議論

まず、管理組合は理事会や専門委員会で管理会社変更の必要性を議論し、合意形成を図る必要があります。

・今の管理会社を継続することではダメなのか？
・新たな管理会社に何を求めるのか？
・管理委託費はどれぐらいに抑えたいのか？

など、管理組合内や理事会でまずは変更の必要性を固めていくことが重要です。

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管理会社候補の比較検討

次に、変更を進めるための具体的な計画を立て、候補となる管理会社をリストアップします。候補となる管理会社に対して、マンションを見て貰い、現地調査を行います。

この際、複数の管理会社から見積もりや提案書を取り寄せ、それぞれのサービス内容や費用を専門委員会や理事会で比較することが重要です。

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管理会社候補の内定

新たな管理会社候補を選ぶために、候補管理会社による、組合員に対するプレゼンテーションを開催することが一般的です。

管理会社の体制や、予定フロント担当者などを確認することができます。組合員として、新たにこの管理会社に任せて良いのか、質疑を通じて確認していくことが重要です。

プレゼンテーションのあと、１社に絞り込むこととなります。

総会での管理会社変更決議と引き継ぎ業務

管理組合として、新たな管理会社候補として１社選定した段階で、総会に諮って管理会社変更決議を承認する必要があります。

総会の前には、新たな管理会社による重要事項説明会が開催されます。

総会承認後の引き継ぎ時には、現行の管理会社と新たな管理会社がスムーズに業務を移行できるよう、管理組合が立ち会い、確認を行うことも欠かせません。

これらのステップを踏むことで、管理会社変更が円滑に進む可能性が高まります。ただし、こうしたプロセスには時間と労力がかかるため、管理組合の負担をどう軽減するかが鍵となります。

管理会社変更でコンサルタントを採用する場合のメリットやデメリットは？

次に、管理会社変更業務を管理組合が行うこととなると、役員や組合員に一定の負担が掛かります。

また、管理会社変更ノウハウを持ち合わせていないことも多く、マンション管理士等のコンサルタントに管理会社変更業務を依頼することもあります。

その際における、メリットやデメリットを紹介します。

コンサルタントを採用するメリットは？

メリットとして、以下のようなものが考えられます。

• 専門的なアドバイスが受けられる: マンション管理士などのコンサルタントは、管理会社変更に関する豊富な知識と経験を持っています。そのため、法的な観点や実務的なポイントを踏まえたアドバイスが得られます。
• 管理組合の負担が減少する: 契約内容によっては、管理会社変更までのプロセスを支援してくれるため、理事会や委員会の負担が軽減されます。場合によっては、委員会の運営業務を代行してくれることもあります。
• 判断材料が増える: 適切なアドバイスにより、管理会社選定の基準が明確になり、変更後に想定外のトラブルが起こるリスクを減らせます。

コンサルタントを採用するデメリットは？

• コンサルティングフィーがかかる: 対応内容によっては、30万円から100万円程度の費用が発生することがあります。このコストは管理組合にとって大きな負担となり得ます。
• 一部業務は管理組合に残る: コンサルタントが支援してくれるとはいえ、すべての業務を任せることはできず、総会の開催や最終決定などは管理組合が行う必要があります。
• コンサルタントの質に左右される: コンサルタントの経験やスキルによっては、期待した成果が得られない可能性もあります。

コンサルタントを採用する場合は、費用対効果を見極め、信頼できる専門家を選ぶことが重要です。

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管理会社変更対応を管理組合独自で実施する場合のメリットやデメリットは？

一方で、管理組合が自力で管理会社変更を進める場合も考えられます。その場合のメリットとデメリットを見てみましょう。

管理組合独自で実施するメリットは？

• 追加コストが掛からない: 外部のコンサルタントを雇わないため、追加のコストが発生しません。予算が限られている管理組合にとって大きな利点です。
• ノウハウが蓄積される: 自分たちでプロセスを進めることで、管理会社変更に関する知識や経験が管理組合内に蓄積され、将来の運営に役立ちます。
• 一体感が生まれる: 理事会や住民が協力して取り組むことで、管理組合としての結束力が高まる可能性があります。

管理組合独自で実施するデメリットは？

• 負担が増大する: 理事会や委員会がすべての業務を担うため、時間的・精神的な負担が大きくなります。特に多忙なメンバーが多い場合、対応が難しくなることも。
• ノウハウ不足による不安: 初めての変更では、何が正しい手順かわからず、試行錯誤が必要になる場合があります。
• 資料作成の手間: 候補管理会社の比較表や総会用の説明資料などを分担して作成する必要があり、手間が増えます。
• 管理会社との直接交渉: 管理会社とのやり取りを自分たちで行うため、交渉力や調整力が必要とされます。

とりわけ、資料作成については、管理会社変更を行うことから、現在の管理会社が手伝ってくれることは無いと考えた方が良いでしょう。

そのため、管理組合独自で進める場合、コストは抑えられるものの、管理組合の力量が試される場面が多く発生します。

無料で管理会社変更サービスが使える管理会社マッチを活用してみませんか？

これまでのメリットとデメリットを踏まえると、管理組合独自で進める場合の負担を軽減しつつ、コストを抑えたいというニーズに応えるサービスとして、「管理会社マッチ」をおすすめします。

管理会社マッチは、管理会社変更を無料でサポートするサービスであり、以下のような特徴があります。

管理会社マッチのメリット

• 無料で候補管理会社を紹介: 管理組合が自力で管理会社を探す手間を省き、厳選された候補を無料で紹介してもらえます。
• 専門家のアドバイスが受けられる: 管理会社変更実務に詳しいマンション管理士が在籍しており、事前に適切なアドバイスを受けることができます。
• 厳選された選択肢: 信頼できる管理会社の中から選べるため、質の低い会社を選ぶリスクが減ります。
• 断る自由がある: 紹介された管理会社が管理組合の条件と合わない場合、断っても問題ありません。気軽に利用できる点が魅力です。

管理組合としては無料で管理会社を紹介して貰えるうえ、進め方において事前にアドバイスを、管理会社変更実務にも詳しいマンション管理士から受けることができます。

さらに、管理組合の条件と合わない場合は採用する必要もないため、選択肢が広がるという大きなメリットがあります。

管理会社マッチのデメリット

• 新たな管理会社候補とのやり取りは管理組合が担当: 紹介後の交渉や選定は管理組合が行う必要があります。
• 理事会や委員会運営業務は残る: コンサルタントのように管理会社運営業務を代行するわけではないため、一定の負担は管理組合に残ります。

それでも、管理会社マッチは無料で利用でき、事前アドバイスや候補紹介といった支援が得られるため、管理組合独自で進めるよりも圧倒的に効率的です。特にノウハウが不足している場合や、負担を少しでも減らしたい場合には、使わない手はないサービスと言えるでしょう。

まとめ

管理会社変更は、管理組合にとって重要な決断です。コンサルタントを採用すれば専門的な支援が得られる一方でコストがかかり、独自で進めれば費用は抑えられるものの負担が増えます。

こうした状況を踏まえ、「管理会社マッチ」を活用することで、コストを抑えつつ効率的に進められる選択肢が広がります。ぜひ一度、管理会社マッチを検討してみてはいかがでしょうか？